第一章 总 则

第一条为进一步规范我校会议场所（以下简称“会场”）的管理，提高其使用效能，发挥其在学校日常工作中的应有作用，根据《广东工业大学党政会议管理规定》等有关规定，特制定本办法。

第二条本办法中所称的会场主要是指由校长办公室统一管理的报告厅、会议室、接待室等。

第三条会场的使用原则

（一）遵守国家法律法规和学校有关规定。

（二）不用于纯商业用途和有碍社会公序良俗活动。

（三）有利于提升学校社会声誉。

（四）有利于服务学校中心工作。

（五）有利于建设和谐校园、弘扬大学文化。

第二章 使用范围

第四条会场的使用范围

（一）报告厅。主要用于学校召开或承办的综合性会议和辅导报告会、由机关职能部门组织的大型会议和工作报告会。

（二）会议室。主要用于学校召开或承办的各类中小型会议，或由机关职能部门组织的会议。

（三）接待室。主要用于重要活动接待来访领导、嘉宾。

会场原则上不对校外单位使用。各学院学生活动，以及校内各单位举办或承办的收取有会务费或有项目经费开支的学术会议、业务培训等，原则上不得使用学校会场。如因特殊情况确实需要使用的，须书面提出申请，经本单位主要负责人同意并签字和加盖单位公章后，报校长办公室审核，送校领导审批。

第三章 申请流程

第五条会场的申请流程

（一）报告厅原则上需提前三个工作日提出申请，会议室、接待室原则上需提前一个工作日提出申请。

（二）申请人登录学校OA系统，进入“会议室申请”，填写《会场申请表》，写明使用需求，申请使用时间按实际开始时间填写,管理员将提前30分钟开门。需要提前30分钟以上布置会场的，使用部门、单位应及时与会场管理员联系，不得影响相应的会场秩序。如需茶水、借用会议相关用品等服务，须在“会场要求”栏写明。

（三）参加人数超过300人的，提出申请时，须附上经报备的相关证明材料。

（四）举办形势报告会和哲学社会科学报告会、研讨会、论坛、讲座等活动，涉及邀请校外人员的须附上经审批的相关证明材料。

（五）会场使用根据会议具体情况、预约时间先后等统筹安排。使用时间如有冲突，由校长办公室协调处理。

第四章 使用要求

第六条文明使用会场，严禁不规范、不文明使用行为。

（一）会场使用预约如有变动，应提前一天告知会场管理员，严禁无正当理由更改申请。

（二）会场内外墙壁不得随意粘贴或悬挂海报、横幅、广告、彩球等宣传品。如确实需要，须经会场管理员批准，并在会后及时清理干净。

（三）保持会场整洁，禁止在会场内进食、吸烟、随地吐痰、乱扔杂物和乱涂乱画。

（四）会场使用完毕，应及时通知管理员，并还原所有设施和清理会场，关闭空调、照明设备、门窗等；借用音响、电脑、话筒等设备的，须待管理员到场清点无误后方可离开，如造成损坏须照价赔偿。

（五）使用部门、单位对所用场地的消防安全负责，举办活动应严格遵守国家和学校有关安全的法律法规和规章制度，确保活动形式、参与人员数量等都符合场地要求。严禁在场地内外燃放烟花炮竹、点明火、放礼炮，以免引起火灾或损坏设施。

（六）使用部门、单位如存在以上不良情况，将被记录在册，校长办公室视实际情况进行通报。

（七）如因使用部门、单位不实申请、违法和违反公序良俗的行为以及违反本办法的其它情形而可能造成不良后果的，校长办公室随时收回场地，使用部门、单位应对由此造成的经济损失和人身伤害等承担全部责任。

第七条本办法自2018年5月18日（签发之日）开始执行，由校长办公室负责解释。